Protection et valorisation du patrimoine
Archives publiques locales
Les archives publiques locales comprennent les documents et les données produits ou reçus dans l’activité des collectivités, de leurs établissements et des services publics locaux, sur papier comme sous forme numérique. Leur conservation permet de retrouver les décisions, de prouver des droits et de rendre l’histoire de l’action locale accessible aux citoyens et aux chercheurs.
De la production des documents à leur conservation et à leur accès
La politique d’archives organise la collecte, le classement, la sélection, la conservation et la communication des documents ; le caractère public peut aussi concerner les documents d’un service public géré par une personne privée. Les archives départementales accueillent notamment les fonds des services déconcentrés de l’État et les dépôts communaux prévus par le code ; elles ne sont pas limitées aux actes du conseil départemental.
Les bibliothèques constituent des collections documentaires, tandis que les archives conservent les traces de l’activité de leurs producteurs. Le droit de communication rejoint la transparence administrative ; les projets d’administration numérique doivent organiser la conservation des données au-delà de leur usage courant.
La responsabilité des fonds, le tri et le droit d’accès
Les collectivités et leurs groupements sont propriétaires de leurs archives et responsables de leur gestion, sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives. L’élimination résulte d’une sélection dont la liste et les conditions sont fixées avec cette administration : un manque de place ou la simple numérisation ne justifient pas une destruction.
Les archives publiques sont en principe communicables, avec des délais protecteurs notamment pour la vie privée, la santé ou certaines affaires judiciaires. Avant leur expiration, une autorisation de consultation peut être demandée ; elle est appréciée selon l’intérêt de l’accès et l’atteinte possible aux intérêts protégés.
La conservation numérique peut être mutualisée par convention, mais chaque participant demeure responsable de ses données. Pour les documents non encore soumis à la sélection légale, le dépôt chez un tiers suppose notamment un dépositaire agréé, une déclaration et un contrat organisant conservation, accès, contrôle et restitution ; cette voie ne s’étend pas indistinctement aux archives définitives.
La conservation numérique et l’ouverture des fonds
Conserver des fichiers exige de préserver leur lisibilité, leur intégrité et les informations permettant de comprendre leur contenu lorsque changent les logiciels et les supports. Une migration ou un changement de prestataire doit donc permettre de reprendre les documents et leurs métadonnées, sans dépendre d’un outil devenu inutilisable.
L’ouverture des fonds doit aussi concilier l’accès aux preuves et à la recherche avec la protection des personnes encore concernées par les documents. Des restrictions trop larges peuvent maintenir fermés des dossiers communicables ; une ouverture sans examen peut révéler des informations toujours protégées.
L’analyse des responsabilités, des demandes d’accès et des contrats
XXI examine le statut des documents, les délais applicables et les responsabilités du producteur, du service d’archives et du dépositaire pour préparer une conservation, une communication ou une décision de refus. Pour les projets numériques, le cabinet analyse les clauses de restitution, les accès, les sous-traitants et les engagements de conservation à partir des besoins définis avec les services d’archives.
L’offre de XXI pour les organismes producteurs et les demandeurs
Pour une collectivité, un groupement ou un service d’archives, XXI peut rédiger une convention de mutualisation, un contrat de dépôt ou les clauses de reprise des données à la fin d’un marché. Pour un organisme chargé d’un service public, le cabinet peut préciser le sort de ses documents lors d’un changement d’exploitant et les obligations à inscrire dans le contrat.
Le cabinet peut également conseiller un service ou un demandeur sur l’accès à un dossier, préparer une demande d’ouverture anticipée, une réclamation ou la défense d’une décision contestée.